Efectos del COVID-19 en la actividad notarial: América y España

La crisis mundial motivada por el contagio con el virus Covid-19 ha cambiado nuestras vidas, paralizando la actividad económica y afectando todos los aspectos de nuestro diario vivir.

La actividad Notarial se ha visto grandemente afectada. Los gobiernos han puesto en vigor medidas de aislamiento físico y cierre de todas las actividades que no se consideren esenciales. Las agencias gubernamentales se encuentran cerradas o sus operaciones se encuentran seriamente limitadas por verse obligadas a operar remotamente.

Algunos países han determinado que la función notarial es una esencial. En esos casos, se obliga o se permite que los Notarios abran la oficina Notarial al Público, pero simultáneamente los Colegios han emitido directrices de seguridad y salubridad para proteger tanto al público así como al Notario y sus funcionarios. Generalmente incluyen una norma de que se atiendan solamente asuntos de fuerza mayor, emergencias o extrema necesidad. También se establecen horarios limitados de servicio, atención previo cita y separación física de las partes comparecientes.

En la mayoría de países pertenecientes a la UINL se ha considerado que la actividad notarial no es esencial. Como consecuencia de ello, la oficina Notarial se encuentra cerrada y se ha dispuesto que solo se pudiera desempeñar una actividad Notarial en casos de fuerza mayor, emergencia o extrema necesidad.

La escribana argentina, Dra. Cristina N. Armella, presidenta de la Unión Internacional de Notariado (UINL) se ha expresado a los efectos de que en esta época tan excepcional debe surgir la figura del Notario como una de servicio y que brinda tranquilidad y seguridad jurídica a los ciudadanos. “Debe cumplirse con las medidas de salubridad dispuesta por los gobiernos y que cada Notariado promueva con sus respectivas autoridades las autorizaciones correspondientes para que se pueda llevar a cabo una función Notarial en coordinación y cooperación con el plan general de cada país.”

A continuación incluyo referencia de las normativas dispuestas en los países de nuestra América y España como consecuencias de los efectos del COVID-19 en la actividad notarial:

ARGENTINA: El Consejo Federal del Notariado Argentino manifiesta que el gobierno ha limitado la circulación en general como medida de aislamiento social preventivo y obligatorio, sin exceptuar la prestación del servicio notarial.

En virtud de las restricciones a la circulación el notario debe desplazarse muñido de su carnet profesional o, en su defecto, de la constancia de su carácter emitida por el colegio respectivo.”
Se deja finalmente al criterio de cada Notario la evaluación de si la circunstancia constituye emergencia suficiente o no. “Se recomienda que el Notario deje constancia, en el documento que autorice, de todas las circunstancias que acrediten su intervención excepcional y aquellas que indiquen que la dilación de su actuación llevaría a la frustración del derecho del requirente.”

BOLIVIA: La Dirección del Notariado Plurinacional indica que las oficinas Notariales están cerradas por la cuarentena pues “se ve técnica y legalmente impedida de disponer el restablecimiento del servicio notarial, por cuanto toda acción u omisión contraria a las normas sanitarias y cuarentena total constituye vulneración a la norma legal y atentado a la salud pública con las consecuencias jurídicas que esto implica.”

COLOMBIA: La Superintendencia de los Registros y el Notariado ha emitido la Instrucción Administrativa No. 4 sobre “Medidas Transitorias de Prevención frente al COVID 19” de fecha 16 de marzo de 2020. En ella se autoriza la operación de las oficinas Notariales en un horario especial de 5 horas por día (no los sábados ni domingos), suspendiendo la huella dactilar y pidiendo estrictas normas de salubridad de las oficinas Notariales.

COSTA RICA: El Gobierno ha emitido orden general de cierre de operaciones. No se ha hecho una promulgación de directriz aplicable expresamente a la práctica del Notariado, ni para permitir ni para limitar la actividad. Por ello, el Notario sigue ejerciendo su práctica en las mismas condiciones, siendo la norma general que el Notario viene obligado a brindar el servicio y mantener su oficina abierta.

La Dirección Nacional del Notariado ha facilitado los servicios de certificaciones, copias de escrituras públicas y otros servicios mediante acceso a su página web, sin tener que acudir a sus oficinas.

ECUADOR: La practica Notarial quedo inicialmente prohibida en Ecuador.

Mediante la Resolución 035-2020 el Consejo de la Judicatura dispuso: “Restablecer parcialmente en la modalidad presencial el servicio notarial en el ámbito nacional, a través de citas previas con la asignación de turnos, respecto a los actos notariales que resultan urgentes e indispensables a fin de reactivar las operaciones del sistema financiero, comercio exterior, producción, asuntos relativos a movilidad humana, trámites en la Cancillería, contratación pública y demás requerimientos de personas naturales y jurídicas.”
Quedan excusados de la prestación del servicio los Notarios con condiciones de vulnerabilidad de contagio, como edad superior a los 60, estado de gestación y otras condiciones medicas.

ESPAÑA: La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, expone que el servicio público notarial es un servicio público de interés general cuya prestación ha de quedar garantizada en todo el territorio nacional, por lo que el notario no puede cerrar el despacho notarial al tener carácter de oficina pública. Sin embargo, será obligatorio atender única y exclusivamente aquellas actuaciones de carácter urgente, así como las que determine el Gobierno.

GUATEMALA: El Gobierno ha paraliza todas las actividades que no resulten esenciales pero no hacen declaración expresa sobre la actividad notarial. Como consecuencia se ha entendido que queda igualmente restringida la practica Notarial. La norma vigente limita la locomoción entre 4pm a 4am, e impide las reuniones de cualquier número de personas, por lo que cualquier actividad Notarial se puede entender como violación a las normas de salubridad. Sin embargo, por esas restricciones se están considerando las alternativas, incluyendo la actividad notarial a distancia – por videoconferencia.

HONDURAS: El Gobierno decretó un cierre por motivo de prevención de contagio. No se hizo excepción a la práctica Notarial, por lo que las oficinas han estado cerradas desde entonces.
El Congreso Nacional está estudiando la forma de activar el sistema bancario para que puedan realizar operaciones crediticias en línea. Se han introducido reformas a la ley de firma digital, incluyendo las actas de asambleas de sociedades mercantiles para que puedan ser realizadas “en línea” y que sean inscribibles en el Registro Mercantil. Esto modifica la Ley vigente, que requiere que las actas sean protocolizadas ante Notario.

MÉXICO: Como regla general, las oficinas de los Notarios se encuentran operando, por haber sido consideradas como servicio esencial para permitir actividades fundamentales de tipo “económicas, de asistencia social y auxiliar de la administración de justicia”.
En etapa inicial, los servicios Notariales se brindaran mediante comunicación a distancia, ofreciéndose asesoría por medidos remotos como teléfono, videoconferencias, chats (tales como Whatsapp, Twitter, Facebook). Solo cuando se trate de la firma de un instrumento público esta se realizara de manera presencial en la Notaria correspondiente, tomando todas las medidas de seguridad e higiene recomendadas por las autoridades de salud.

PANAMÁ: El Gobierno ha promulgado el Decreto Ejecutivo numero 507 de 24 de marzo de 2020 en el que decreta el toque de queda en todo el territorio nacional durante las 24 horas del día. Solo se exceptúa el personal de cualquier servicio público indispensable. Los Notarios quedaron declarados expresamente como esenciales y por lo tanto, los servicios notariales no han quedado prohibidos.

Se aclara que los servicios exceptuados deben realizarse acatando estrictamente las instrucciones que expida la autoridad sanitaria, manteniendo la distancia física y la cantidad de personas permitidas en cada espacio físico.

PARAGUAY: El Gobierno Nacional decreto restricciones para controlar la propagación del virus, exceptuándose a personas relacionadas con actividades y servicios considerados imprescindibles. El notariado no fue exceptuado, por lo que las oficinas Notariales han permanecido cerradas.

El Colegio de Escribanos de Paraguay ha solicitado que se permita el desempeño de la actividad Notarial para poder autorizar actos jurídicos imprescindibles o de carácter urgente tales como: “Actas Notariales, que deben ser formalizados ante escribano público para su presentación por ejemplo, en la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas, en el Ministerio de Obras Públicas, en el Ministerio del Trabajo, en el Ministerio de Salud, en el Instituto de Previsión Social, en las Instituciones Bancarias (actas para desembolsos bancarios) y testamentos.” Estos actos son requeridos aun durante la pandemia y “es necesario destacar que no se ha previsto la actuación notarial para dichas situaciones que comúnmente se están presentando.”

PUERTO RICO: El gobierno dispuso el cierre de todas las operaciones no esenciales, sin excluir a los Notarios.

Como consecuencia de ello, desde el 14 de marzo de 2020 todas las oficinas Notariales se encuentran cerradas. El Tribunal supremo de Puerto Rico, ente regulador de la actividad Notarial emitió una Resolución en la que expresamente permite que los Notarios puedan autorizar documentos en casos específicos, siempre y cuando sean de “emergencia” o de “extrema necesidad”.
Pueden otorgarse documentos de directrices adelantadas de tratamiento médico, poderes (tanto generales como “Poderes Duraderos”), testamentos y legitimaciones de firma en documentos relacionados con traslado de menores, y “aquellos que inciden en el bienestar de parte requirente, tales como alimentos, ingresos hogar y servicios de salud”.

Hace recomendación del uso de tecnología cuando dice que el Notario: “podrá usar mecanismos de comunicación remota, incluida la videoconferencia, pero únicamente para gestiones preparatorias atinentes a la autorización de un instrumento público o de una declaración jurada.”

La final determinación sobre si deba el Notario actuar o no, recae en el criterio del propio Notario, expresando que: “Este Tribunal hace un llamado a la prudencia en el ejercicio de la discreción profesional de cada notario o notaria al proveer sus servicios bajo el criterio de emergencia o extrema necesidad aquí establecido, sin menoscabar la salud y bienestar de las personas con las que intervienen. Así las cosas, al prestar sus servicios, el notario o notaria deberá cumplir con las guías de salud y seguridad emitidas por las autoridades locales y federales.”

REPÚBLICA DOMINICANA: El Gobierno ha prohibido las actividades grupales. No se ha hecho un pronunciamiento específico sobre la naturaleza de “actividad esencial” excluida. En cuanto a la práctica Notarial no se ha dispuesto expresamente nada. Cada notario ejerce en la medida que lo requieran y pueda prestar sus servicios. Está cerrado el registro de documentos y solo atienden con cita previa.

Notarización Remota:

Como parte de los remedios y alternativas ante la situación de urgencias se ha incrementado el interés por la notarización remota en la que se permitiría que el notario recibiera la firma utilizando medios tecnológicos, incluyendo “firmas electrónicas” “intercambios de archivos digitales” y “video conferencias”.

Por Dennis Martínez Colón, Notario de puerto Rico y Vicepresidente para Norteamérica y el Caribe de la Comisión de Asuntos Americanos de la Unión Internacional del Notariado (UINL)